Skip to main content
blog

Θέλετε να εξαλείψετε τη γραφειοκρατία και τις απαρχαιωμένες διαδικασίες; Εδώ θα δείτε πώς

Υπάρχει ένα πρόβλημα που πολλοί αντιμετωπίζουμε, ανεξάρτητα από τον τίτλο, τη λειτουργία ή τον τομέα: η γραφειοκρατία!

Οι βασισμένες σε έγγραφα διαδικασίες καταπνίγουν την αποτελεσματικότητα, μειώνουν την παραγωγικότητα και πολλές φορές δημιουργούν ζητήματα ασφαλείας. Χρησιμοποιώντας παλαιακές μεθόδους συχνά απαιτείται επιπρόσθετος εξοπλισμός και κόστη με τους εκτυπωτές, τις μηχανές φαξ και τα ταχυδρομικά κόστη να είναι μερικά από αυτά. Η σπατάλη που δημιουργεί η χρήση χαρτιού είναι υπέρογκη. Τα προϊόντα που απαιτούνται για την επεξεργασία χρήση χαρτιού αυξάνουν τον όγκο σκουπιδιών στις χωματερές, όπου καταλήγουν.

Ενώ μπορούμε να αντιληφθούμε τον αντίκτυπο της εκτεταμένης χρήσης χαρτιού στο εργασιακό μας περιβάλλον, πολλές επιχειρήσεις ακόμη αδυνατούν να τον μειώσουν.  Οι περισσότεροι τομείς δε μπορούν να αποφύγουν τη γραφειοκρατία, είτε πρόκειται για τον τομέα της υγείας όπου απαιτείται χειροκίνητη καταχώρηση των στοιχείων των ασθενών, ή για κυβερνητικά γραφεία τα οποία επεξεργάζονται εκτυπωμένα έγγραφα.

Είναι καιρός να επανεξετάσετε τις διαδικασίες σας, εάν ακόμη μεταφέρετε έγγραφα από γραφείο σε γραφείο, ψάχνοντας υπογραφές και διορθώνοντας τυπογραφικά λάθη σε χειρόγραφα ή εκτυπωμένα παραστατικά.

Εδώ θα δείτε πώς να ξεφορτωθείτε τη γραφειοκρατία, εάν είστε έτοιμοι να απελευθερώσετε την εταιρεία σας από τα δεσμά των εγγράφων.

1. Σκεφτείτε ΓΙΑΤΙ να μειώσετε τη χρήση χαρτιού

Εάν δυσκολεύεστε να πείσετε την εταιρεία σας να μειώσει τον όγκο χαρτιού που χρησιμοποιείται, ξεκινήστε τονίζοντας γιατί θέλετε να το κάνετε αυτό. Εάν μπορέσετε να εξηγήσετε γιατί η μείωση της χρήσης χαρτιού θα ωφελήσει την εταιρία σας, θα έχετε μεγαλύτερες πιθανότητες να το πείσετε τους συνεργάτες σας.

Όπως σε όλες τις εταιρικές αποφάσεις, για να αξιοποιήσετε το χρόνο, τον προϋπολογισμό και τους πόρους που απαιτούνται για να εξαλείψετε τη γραφειοκρατία και να λειτουργείτε ψηφιακά, πρέπει να παρουσιάσετε μια ελκυστική απόδοση της επένδυσης σας, η οποία προέρχεται από τη μείωση της χρήσης χαρτιού.

Με την τωρινή πανδημία του COVID-19, είναι ξεκάθαρο πως το να μειώσετε το χαρτί που καταναλώνετε είναι απαραίτητο για την προστασία των εργαζομένων, των πελατών και όλων όσων αλληλοεπιδρούν με την εταιρεία σας. Η ανάγκη για καινοτομία και αυτοματοποίηση των γραφειοκρατικών διαδικασιών έχει αναπτυχθεί ραγδαία ως αποτέλεσμα του COVID-19 στο συγκεκριμένο περιβάλλον. Όπως και οι υπόλοιποι τρόποι χρήσης ψηφιακών μέσων στοχεύουν στην επιτυχημένη πλοήγηση μέσα στην πανδημία, τα πλεονεκτήματα της καινοτομίας και του αυτοματισμού των γραφειοκρατικών διαδικασιών θα συνεχίσουν να μειώνουν τα κόστη και να βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα και μετά το πέρας της πανδημίας.

Εδώ θα δείτε περισσότερους λόγους γιατί η αυτοματοποίηση των γραφειοκρατικών διαδικασιών θα ωφελήσει την εταιρεία σας:

  • Εξοικονομείτε χρόνο – Η ομάδα σας μένει πίσω εξαιτίας των γραφειοκρατικών διαδικασιών; Σύμφωνα με το State of Workflow Automation Report, 55% των εργαζομένων ξοδεύουν τουλάχιστον μια ολόκληρη ημέρα της εβδομάδας με γραφειοκρατικές διαδικασίες.
  • Βοηθάτε το περιβάλλον – Σύμφωνα με την Επιτροπή Προστασίας Φυσικών Πόρων, η βιομηχανία του χαρτιού αποτελεί έναν από τους πιο μολυσματικούς τομείς του κόσμου στον τομέα της μόλυνσης του αέρα και του νερού, ενώ προκαλεί τεράστιο όγκο απορριμμάτων.
  • Μείωση του κόστους – Οι εταιρίες ξοδεύουν $6 στη λήψη και διανομή για κάθε $1 που ξοδεύουν στην αντιγραφή, με τα μισά έγγραφα να πετιούνται μέσα σε 24 ώρες.
  • Αυξάνετε την παραγωγικότητα – Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν κατά μέσο όρο 9,3 ώρες ανά εβδομάδα κοιτώντας και συγκεντρώνοντας πληροφορίες, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα. Εξαλείφοντας τη χρήση χαρτιού και συγκεντρώνοντας τα δεδομένα, η μη παραγωγική κατανάλωση χρόνου μπορεί να μειωθεί δραστικά.

2. Αναλύστε τις διαδικασίες σας για να δείτε που χρησιμοποιείτε χαρτί

Δε μπορείτε να λύσετε ένα πρόβλημα εάν δεν το κατανοείτε πλήρως. Έτσι, μόλις εξακριβώσετε για ποιο λόγο επιθυμείτε να διώξετε το χαρτί από τον εργασιακό σας χώρο, μπορείτε να αναλύσετε τις διαδικασίες σας και να βρείτε ευκαιρίες για να μειώσετε το χαρτί και τις γραφειοκρατικές διαδικασίες βασισμένες στη χρήση χαρτιού. Έπειτα επικοινωνήστε τα ευρήματα σας με τους συναδέλφους σας για να λάβετε και τη δική τους οπτική γωνία.

Δε θα κατορθώσετε να λύσετε το ζήτημα των εγγράφων εάν δεν αναγνωρίσετε την πηγή τους.

πραγματοποιήσετε έλεγχο στις διαδικασίες. Δημιουργήστε ένα αρχείο ή υπολογιστικό φύλλο στο οποίο καταγράφονται όλες οι διαδικασίες και οι κινήσεις του τμήματος σας.

Για να έχετε πλήρη εικόνα των διαδικασιών σας, θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε με τους συναδέλφους σας. Παραδείγματα διαδικασιών που χρησιμοποιούν χαρτί αποτελούν η συγκέντρωση υπογραφών σε χαρτιά, η αποθήκευση γραπτών αρχείων σε φυσικό χώρο και η αποστολή αρχείων, συμβολαίων ή αποδεικτικών.

3. Συνεργαστείτε με άλλα τμήματα για να κατανοήσετε καλύτερα τις απαιτήσεις τους

Αυτό το βήμα μπορεί να επιτευχθεί σε συνδυασμό με την ελεγκτική διαδικασία. Ενώ επικεντρώνεστε στο τμήμα σας, βρείτε συναδέλφους σε άλλα τμήματα που θα κάνουν το ίδιο. Αυτό θα εξασφαλίσει πως η εταιρεία σας αναγνωρίζει και αντιμετωπίζει συλλογικά το ζήτημα της εκτεταμένης χρήσης χαρτιού.

Για να αποφύγετε εκπλήξεις στην πορεία, είναι σημαντικό να υπάρχει συνεργασία ανάμεσα στα τμήματα από την αρχή.

Λάβετε υπ’ όψη τη χρήση σχεδιαστικής λογικής για να αποκαλύψετε πιθανές λύσεις αφού έχετε εντοπίσει πού χρησιμοποιείτε χαρτί στην εταιρεία σας.

Η σχεδιαστική λογική είναι μια μοναδική προσέγγιση στη λύση προβλημάτων και στη βελτιστοποίηση των εμπειριών. Αποτελεί μέθοδο η οποία συμπεριλαμβάνει τους συνεργάτες σε μια δομική διαδικασία η οποία μπορεί να οδηγήσει σε καινοτόμες ιδέες. Αυτή η μέθοδος σας δίνει τη δυνατότητα να αποκτήσετε ποικιλία οπτικών γωνιών, συμπεριλαμβάνοντας τους συνεργάτες σας έτσι ώστε να καταλήξετε σε δημιουργικές λύσεις στα πιο περίπλοκα σας ζητήματα.

4. Διερευνήστε επιλογές χωρίς τη χρήση χαρτιού

Αφού ολοκληρώσατε τον έλεγχο των διαδικασιών και εντοπίσατε πού χρησιμοποιείται ο μεγαλύτερος όγκος εγγράφων και χαρτιού, είναι καιρός να αποφασίσετε σε ποια προϊόντα, διαδικασίες και τεχνολογίες μπορείτε να αντικαταστήσετε όλο αυτό το χαρτί!

Αρχικά, ετοιμάστε μια λίστα με όλα τα λογισμικά που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία σας. Αυτό το βήμα θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε υλικά και αντικείμενα τα οποία μπορούν να αντικαταστήσουν τη χρήση χαρτιού, σε συνδυασμό με προϊόντα που μπορείτε να αντικαταστήσετε για πιο αποτελεσματικές λύσεις.

Ξεκινήστε να διερευνείτε τρόπους μείωσης της χρήσης χαρτιού, εφ ’όσον έχετε εντοπίσει τα κενά στον εξοπλισμό σας. Διαδικτυακές φόρμες, αυτοματοποίηση εγγράφων, ηλεκτρονικές υπογραφές και αυτοματοποίηση διαδικασιών είναι προτάσεις που μπορείτε να δοκιμάσετε.

Εάν σκέφτεστε να αγοράσετε νέο λογισμικό, έχετε υπ’ όψη σας τα παρακάτω:

  • Πόσους χρήστες θα έχει το λογισμικό
  • Προϋπολογισμός
  • Λίστα απαραίτητων χαρακτηριστικών
  • Λίστα χρήσιμων χαρακτηριστικών
  • Τεχνογνωσία προσωπικού
  • Προγραμματίστε την κυκλοφορία του νέου λογισμικού

5. Δημιουργήστεμιαμεταβατικήστρατηγική

Η επιτυχία της νέας μεθόδου εργασίας χωρίς τη χρήση χαρτιού θα κριθεί από κάποιες μεταβλητές.

Αρχικά, πρέπει να επικοινωνείτε απλά, συχνά και περιεκτικά. Είναι καλύτερο να είστε όσο πιο ξεκάθαροι γίνεται ενώ εισάγετε νέες διαδικασίες. Οι εργαζόμενοι σας θα νιώθουν μεγαλύτερη άνεση στην εκμάθηση νέας τεχνολογίας, εάν είναι πλήρως ενημερωμένοι από την αρχή.

Στη συνέχεια, είναι πολύ σημαντικό να έχετε ένα ξεκάθαρο και κατανοητό πρόγραμμα μετάβασης. Δε θέλετε σε καμία περίπτωση να βρίσκετε συνεχώς ξεχασμένα έγγραφα που επιβάλλουν τη χρήση των παλιών μεθόδων για μήνες ή και χρόνια! Επιβεβαιώστε πως όλοι είναι στο ίδιο μήκος κύματος όσον αφορά χρονοδιαγράμματα και απαιτήσεις. Είναι απαραίτητο να έχουν όλοι το χρόνο που χρειάζεται για να εναρμονιστούν και να συνηθίσουν την αλλαγή, το οποίο πρέπει να γίνει σταδιακά και όχι ακαριαία. 

Πώς βοηθάει η αυτοματοποίηση της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων;

Η αυτοματοποίηση της καταχώρησης δεδομένων μειώνει ή ακόμη και εξαλείφει τις διαδικασίες χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων με τη χρήση λογισμικού το οποίο αυτοματοποιεί τις διαδικασίες.

Παρακάτω θα δείτε τα πλεονεκτήματα της αυτόματης καταχώρησης εγγράφων τα οποία είναι καλό να έχετε υπόψιν όσο δημιουργείτε στρατηγική με στόχο τη μείωση της χρήσης χαρτιού:

  • Σημαντική μείωση του κόστους της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων
  • Ενισχυμένη ασφάλεια και αποφυγή απάτης
  • Αυξημένη αποτελεσματικότητα στις διαδικασίες που απαιτούν την ανθρώπινη παρέμβαση
  • Αυξημένη ακρίβεια και λιγότερα λάθη
  • Μείωση αποθηκευτικού χώρου που απαιτείται και μείωση δαπανών
  • Μπορείτε πλέον να εργάζεστε μακριά από το γραφείο
  • Εξαλείφει τη χρήση χαρτιού από τη ρίζα
  • Αυξημένη προβολή των εργαλείων σας
  • Επιτρέπει και δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας νέων εταιρικών καναλιών
  • Διευκολύνει την εύκολη διαχείριση των διάχυτων ομάδων σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
  • Συνέπεια στα αποτελέσματα, καθώς οι αυτόματες διαδικασίες δεν αρρωσταίνουν, κουράζονται ή πηγαίνουν διακοπές

Πώς μπορεί το PaperEntry να βοηθήσει στην εξάλειψη της χρήσης χαρτιού;

Το PaperEntry παρέχει λύσεις σε λογιστικές καταχωρήσεις δεδομένων και αυτόματη καταχώρηση πληροφοριών. Μετατρέποντας τις διαδικασίες καταχώρησης δεδομένων σε αυτόματες με το PaperEntry, μπορείτε να κερδίσετε χρόνο και χρήματα ενώ αυξάνετε ραγδαία την ακρίβεια των πληροφοριών σας. Για να μάθετε περισσότερα, επικοινωνήστε μαζί μας στο contact@utilize.gr ή επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας.

Leave a Reply

USA