Η Τεχνητή Νοημοσύνη (ΑΙ) φέρνει την επανάσταση στον τρόπο καταχώρισης των παραστατικών για όλες τις επιχειρήσεις. Η χειροκίνητη καταχώρηση παραστατικών αντικαθίσταται από την αυτόματη εισαγωγή παραστατικών.  

Πλέον, χάρη στην τεχνολογία ΑΙ,  εργασίες ρουτίνας, χωρίς προστιθέμενη αξία για τις επιχειρήσεις,   αυτοματοποιούνται.  Έτσι, για πρώτη φορά στην ιστορία των επιχειρήσεων μετά την ανακάλυψη του ίντερνετ και των κομπιούτερ, οι επιχειρηματίες βλέπουν να απελευθερώνονται  απίστευτοι πόροι, που ποτέ άλλοτε δεν είχαν φανταστεί. 

Ας δούμε σε μεγαλύτερο βάθος  πώς η Τεχνητή Νοημοσύνη φέρνει αυτή την νέα επανάσταση. Αυτή τη φορά  στην αυτόματη καταχώρηση παραστατικών. 

Πώς γίνεται η καταχώρηση των παραστατικών ;έως100 φορές πιο γρήγορα

Για να εξηγήσουμε πως γίνεται η αυτόματη εισαγωγή παραστατικών θα πάρουμε ως παράδειγμα τα τιμολόγια αγοράς.

1. Εισάγετε τα τιμολόγια σας .

2. Αρχικά το λογισμικό διαβάζει τις πληροφορίες που βρίσκονται στο έγγραφο χρησιμοποιώντας OCR.

Ειδικά το PaperEntry χρησιμοποιεί τεχνολογία γενετικής τεχνητής νοημοσύνης για την κατανόηση και επεξεργασία των πληροφοριών κάθε εγγράφου ανεξάρτητα από το είδος, τον τύπο και τη δομή του. 

Με τις νέες δυνατότητες του PaperEntry το λογισμικό εκπαιδεύεται κάθε φορά που γίνεται μια διόρθωση στα αποτελέσματα του και έτσι βελτιώνεται η εγκυρότητα και ο ορθότητα των αποτελεσμάτων του 

Με την ολοκλήρωση των αυτόματων ελέγχων το παραστατικό είναι έτοιμο προς εισαγωγή στο ERP.

Τι σημαίνει έως 100 Φορές Γρηγορότερη Εισαγωγή Παραστατικών για τις επιχειρήσεις;

Καθίστε και σκεφτείτε το για λίγο. Έως 100 φορές γρηγορότερη εισαγωγή παραστατικών.  Τι θα μπορούσε να σημαίνει αυτό για κάθε επιχείρηση; Αν δεν μπορείτε να το φανταστείτε,  παρακάτω ακολουθεί μια ανάλυση. Στηρίζεται σε καταγεγραμμένες εμπειρίες επιχειρηματιών market leaders που ήδη αξιοποιούν την τεχνολογία. 

Μείωση Χρόνου και Κόστους για τις επιχειρήσεις

Εξοικονόμηση Χρόνου: Η τεχνητή νοημοσύνη μετατρέπει την χειροκίνητη επεξεργασία παραστατικών (τιμολογίων, φορτωτικών, τελωνειακών εγγράφων  κλπ) από μια χρονοβόρα και επίπονη διαδικασία, σε μια απλή, γρήγορη και αποδοτική αυτοματοποιημένη εργασία. 

Η παραδοσιακή επεξεργασία τιμολογίων μπορεί να διαρκέσει έως και 21 ημέρες σε επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο καταχωρίσεων μηνιαίως. Με την τεχνητή νοημοσύνη, ο χρόνος μειώνεται σημαντικά σε μόλις 3 ή 4 ημέρες. Έτσι οι επιχειρήσεις μπορούν πλέον να επεξεργάζονται τιμολόγια έως 100 φορές πιο γρήγορα.

Μείωση Κόστους: Η εξοικονόμηση χρόνου σημαίνει εξοικονόμηση χρημάτων για τις επιχειρήσεις. Η μείωση του χρόνου που αφιερώνεται στην καταχώρηση παραστατικών,  αυτόματα σημαίνει χαμηλότερο λειτουργικό κόστος για τις επιχείρησεις.

Μείωση Λαθών και αύξηση και Παραγωγικότητας για τους Εργαζόμενους

Μείωση Ανθρωπίνων Λαθών: Η τεχνητή νοημοσύνη μετατρέπει την καταχώριση παραστατικών σε μια απλή και ευχάριστη διαδικασία για τους εργαζόμενους.  Αυτοματοποιεί τη διαδικασία και μειώνει κατα 99% τα λάθη  στην επεξεργασία τιμολογίων και άλλων παραστατικών. Σφάλματα  που συνήθως οφείλονται σε ανθρώπινα λάθη και  προκύπτουν συχνά κατά την χειροκίνητη καταχώριση παραστατικών.  Έτσι βελτιώνεται η ακρίβεια εισαγωγής δεδομένων  και μειώνεται η εξάρτηση από τον ανθρώπινο παράγοντα. 

Αύξηση Παραγωγικότητας: Η τεχνητή νοημοσύνη απλοποιεί την διαδικασία αυτόματης εισαγωγής παραστατικών και δεν απαιτεί ιδιαίτερες γνώσεις ή skills από τους εργαζόμενους της επιχείρησης. Έτσι οι εργαζόμενοι μπορούν να επεξεργάζονται χωρίς κάποια ιδιαίτερη εκπαίδευση, όλα τα είδη παραστατικών.  Η επεξεργασία αυτή γίνεται πολύ γρήγορα και με πολύ μεγαλύτερη ακρίβεια. Το γεγονός αυτό, απελευθερώνει χρόνο για τους εργαζόμενους και τους επιτρέπει να ασχοληθούν με άλλες, πιο παραγωγικές (added value) εργασίες. 

Βελτίωση Ελέγχου και Διαφάνειας για την Διοίκηση

Η Τεχνητή Νοημοσύνη επιταχύνει θεαματικά την εισαγωγή παραστατικών (έως και 100 φορές πιο γρήγορα). Έτσι το λογιστήριο μεταμορφώνεται κυριολεκτικά από ένα δυσκίνητο/δυσλειτουργικό τμήμα της επιχείρησης, σε ένα διαδραστικό οργανισμό. 

Οι καθημερινές λειτουργίες του λογιστηρίου, εναρμονίζονται με τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.  

Με τη σειρά της, η  σωστή αποτύπωση της πορείας της επιχείρησης συμβάλλει στη  λήψη σημαντικών αποφάσεων εκ μέρους της διοίκησης. Αποφάσεις  που βασίζονται σε ακριβή δεδομένα και βελτιώνουν τη συνολική αποδοτικότητα της επιχείρησης.

Ενίσχυση Ανάπτυξης και Καινοτομίας

Η υιοθέτηση της τεχνητής νοημοσύνης στην εισαγωγή παραστατικών, ενθαρρύνει την ανάπτυξη και την καινοτομία στο σύνολο της επιχείρησης. Σύμφωνα με έρευνα, οι  επιχειρήσεις που υιοθετούν την τεχνητή νοημοσύνη στις καθημερινές διαδικασίες τους, χαρακτηρίζονται, όχι άδικα, ως οι πρωτοπόροι του κλάδου τους. 

Καθιερώνονται ως market leaders και έχουν ένα ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού τους. 

Αναβάθμιση Εταιρικής Κοινωνικής Ευθύνης (ΕΚΕ)

Ο όρος «εταιρική κοινωνική ευθύνη» αναφέρεται σε επιχειρήσεις που αναλαμβάνουν την ευθύνη της συμπεριφοράς τους καθώς και των επιπτώσεών τους στην κοινωνία. 

Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας καταχώρισης παραστατικών, η Τεχνητή Νοημοσύνη βοηθά τις επιχειρήσεις, ανάμεσα στα άλλα,  να μειώσουν και το οικολογικό τους  αποτύπωμα. 

Χάρη στην τεχνολογία πλέον η αυτόματη εξόρυξη και καταχώρηση δεδομένων προσφέρει την δυνατότητα δημιουργίας ενός πλήρως ψηφιακού αρχείου. 

Εξαλείφοντας την ανάγκη για χαρτί, η Τεχνητή Νοημοσύνη βοηθά τις επιχειρήσεις να ενισχύσουν την εταιρική κοινωνική ευθύνη τους.  Συμβάλλουν στη διάσωση των δέντρων και τη μείωση του περιβαλλοντικού τους αποτυπώματος. 

Διασύνδεση με όλα τα συστήματα ERP

Χάρη στην Τεχνητή Νοημοσύνη πλέον η Αυτόματη Εισαγωγή Παραστατικών μπορεί να ενσωματωθεί στις υπάρχουσες IT υποδομές κάθε επιχείρησης, λειτουργώντας ως plug-in σε ERP ή ως ανεξάρτητη εφαρμογή. Η εύκολη ενσωμάτωση εξασφαλίζει ομαλή μετάβαση στην αυτόματη εξαγωγή δεδομένων, χωρίς δραστικές αλλαγές στις υφιστάμενες δομές της επιχείρησης. 

Μια λύση για όλες τις επιχειρήσεις και όλους τους επαγγελματικούς κλάδους με Χαμηλό Κόστος Επένδυσης με υψηλό ROI

Από τις αρχές του έτους (2024) το PaperEntry εγκαινίασε μία ακόμη καινοτομία στην αυτοματοποίηση εισαγωγής παραστατικών. Ενσωματώνει στον τρόπο λειτουργίας του τη γενετική τεχνητή νοημοσύνη. Η καινοτομία αυτή προσφέρει μια ακόμη μοναδική λύση επεξεργασίας και καταχώρησης παραστατικών. 

Με την τελευταία έκδοση λογισμικού ΑΙ του PaperEntry, τα παραστατικά μετατρέπονται αυτόματα σε δεδομένα. Χρησιμοποιώντας Generative AI,  καταργείται η απαίτηση σχεδιασμού ετικετών (labeling) που απαιτούν άλλα λογισμικά για τον προσδιορισμό των δεδομένων που ενδιαφέρουν τους χρήστες. Ταυτόχρονα καταργείται για πρώτη φορά  και η ανάγκη εκπαίδευσης της μηχανής για την κατανόηση κάθε νέου τύπου εγγράφου. 

Σύμφωνα με την Deep Cognition, κατασκευαστή του λογισμικού, το PaperEntry παρέχει υψηλή ακρίβεια ακόμα και στους πιο πολύπλοκους τύπους εγγράφων. Η δυνατότητα λειτουργίας του PaperEntry χωρίς την εκπαίδευση του και χωρίς την ανάγκη εκτεταμένης παραμετροποίησης, θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να δουν από την πρώτη μέρα την επένδυση τους να αποδίδει ( Return Of Investment) . 

Διαβάστε κάποια case studies  εδώ και εδώ

Με την γενετική τεχνητή νοημοσύνη, πλέον κάθε επιχείρηση που καταχωρεί πάνω από 500 παραστατικά ανά μήνα, έχει κάθε λόγο να θέλει να εφαρμόσει την αυτοματοποιημένη καταχώρηση εγγράφων. Κι αυτό, γιατί σύμφωνα με τις εταιρείες που ήδη αξιοποιούν την τεχνολογία,  η επιστροφή της επένδυσης είναι εφικτή από την πρώτη μέρα παραγωγικής λειτουργίας του λογισμικού. 

Ενδεικτικά ένα παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία δέχεται 25 παραστατικά κάθε μέρα. Κάθε παραστατικό περιέχει  2 σελίδες. Άρα σε μία ημέρα η εταιρεία επεξεργάζεται 50 σελίδες.

Αν υπολογίζουμε πως χρειάζονται  2 λεπτά για να καταχωρηθεί η κάθε σελίδα , τότε απαιτούνται περίπου 100 λεπτά για να περαστούν και οι 50 σελίδες.

Αν μιλάμε για έναν έμπειρο καταχωρητή, στην καλύτερη περίπτωση θα χρειαστεί 1.30 ώρα για  αυτή την εργασία. Με το Paperentry η εργασία αυτή θα έχει ολοκληρωθεί μέσα σε 10 λεπτά.  

Συνοψίζοντας

Η Τεχνητή Νοημοσύνη, ανάμεσα στα άλλα, αλλάζει καθοριστικά και τον τρόπο που οι επιχειρήσεις καταχωρούν τα παραστατικά τους. Πλέον τα παραστατικά καταχωρούνται με AI 100 φορές πιο γρήγορα και αυτό έχει θετικές αλυσιδωτές ευεργετικές επιδράσεις για κάθε επιχείρηση που αξιοποιεί την τεχνολογία, ανεξαρτήτως μεγέθους.

Δημοφιλή άρθρα

• Automating Document Processing with AI: The Ultimate Guide for Businesses
• Alumil – Improving Document Management with PaperEntry
• Innovation is making the complex simple – How PaperEntry.AI simplifies one of the most tedious processes in your business.
• What is OCR and Why It’s No Longer Enough
• 🚀 We’re Hiring: Software Developer at PaperEntry.gr 🚀

Follow us

• Facebook
• LinkedIn
• YouTube
• Twitter

The post 100 Φορές Γρηγορότερη Καταχώρηση Παραστατικών με τη βοήθεια Τεχνητής Νοημοσύνης appeared first on PaperEntry.