Τι είναι η εισαγωγή δεδομένων και η σημασία της για μια επιχείρηση
Η εισαγωγή δεδομένων είναι η διαδικασία εισαγωγής πληροφοριών σε ένα σύστημα υπολογιστή και στη συνέχεια η αξιοποίηση των πληροφοριών αυτών. Θεωρείται μια κρίσιμη λειτουργία, επειδή επιτρέπει στις επιχειρήσεις να οργανώνουν, αποθηκεύουν και να χειρίζονται αποτελεσματικά τα δεδομένα τους.
Αυτό με τη σειρά του μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να λαμβάνουν πιο ενημερωμένες αποφάσεις. Nα απλοποιούν τις εργασίες τους και να προσφέρουν στους πελάτες τους καλύτερη εξυπηρέτηση.
Η ανάλυση δεδομένων και η δυνατότητα παρακολούθησης αυτών των δεδομένων με την πάροδο του χρόνου, αποτελούν επιπλέον λόγους για τους οποίους η εισαγωγή δεδομένων είναι πολύ σημαντική για τις επιχειρήσεις.
Τι σημαίνει αυτοματοποίηση μίας επιχείρησης και πώς την επηρεάζει;
Η αυτοματοποίηση στην επιχείρηση αναφέρεται στη χρήση της τεχνολογίας για την εκτέλεση εργασιών ή διαδικασιών αυτόματα. Με περιορισμένη ή καθόλου ανάγκη για ανθρώπινη παρέμβαση.
Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την αυτοματοποίηση διαφόρων εργασιών με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα χρησιμοποιώντας λογισμικό, ρομπότ και άλλες σύγχρονες τεχνολογίες.
Εν έτη 2024, οι περισσότερες επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους, έχουν αρχίσει να επικεντρώνονται στο πώς μπορούν να ψηφιοποιηθούν για να βελτιωθούν.
Ο στόχος του ψηφιακού μετασχηματισμού, ή η διαδικασία ενσωμάτωσης της ψηφιακής τεχνολογίας σε κάθε πτυχή μιας επιχείρησης, είναι να ξεχωρίσει από τους ανταγωνιστές της, παρέχοντας υπηρεσίες με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Κλασική εισαγωγή δεδομένων έναντι αυτόματης εισαγωγής δεδομένων
Βαδίζοντας ήδη στο 2024 οι επιχειρήσεις μετακινούνται προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό τους εφαρμόζοντας πολλές νέες τεχνολογίες.
Η πιο διαδεδομένη τεχνολογική τάση της νέας εποχής είναι αυτοματοποίηση της εισαγωγής δεδομένων. Είναι αυτή που διαδραματίζει ζωτικό ρόλο στην πλειοψηφία των επιχειρήσεων.
Πριν αναλύσουμε το γιατί είναι σημαντική για κάθε επιχείρηση, ας δούμε τις διαφορές της χειροκίνητης εισαγωγή δεδομένων έναντι της αυτόματης εισαγωγής.
Κλασική εισαγωγή δεδομένων
Όταν αναφερόμαστε στην κλασική εισαγωγή δεδομένων, εννοούμε τη χειροκίνητη διαδικασία συλλογής δεδομένων από πολλές πηγές, συχνά σε φυσικό μέσο όπως χαρτί ή την εισαγωγή του από υπαλλήλους σε αρχείο υπολογιστή. Αυτή η εισαγωγή δεδομένων είναι απαλλαγμένη από τεχνική δολιοφθορά. Είναι προστατευμένη από τη δυνατότητα κλοπής στον κυβερνοχώρο και διαρροών ασφαλείας που είναι πλέον διαδεδομένες στην εποχή του Διαδικτύου.
Αν και μπορεί να ακούγεται εύκολο να κάνετε εισαγωγή δεδομένων με αυτόν τον τρόπο, υπάρχουν ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα:
- Μπορούν να γίνουν ανθρώπινα λάθη
- Εξαιρετικά χρονοβόρα διαδικασία
- Πρόσθετα κόστη για την εντοπισμό και διόρθωση ανθρώπινων λαθών
- Δύσκολο να προσαρμοστεί όταν η επιχείρηση αναπτυσσεται
- Έλλειψη ρεαλιστικών δεδομένων, σε πραγματικό χρόνο, για τη λήψη σημαντικών αποφάσεων
- Το πρακτικό πρόβλημα της εκπαίδευσης βραχυπρόθεσμων υπαλλήλων κατά τη διάρκεια εποχιακών διακυμάνσεων
- Ενδεχόμενη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, κακοπροαίρετες παραβιάσεις δεδομένων και διαρροές στον ανταγωνισμό.
Αυτοματοποίηση εισαγωγής δεδομένων
Η αυτοματοποίηση εισαγωγής δεδομένων είναι η διαδικασία συλλογής και συνδυασμού δεδομένων αυτόματα, χρησιμοποιώντας τεχνολογίες όπως:
-
OCR (Optical Character Recognition),
-
RPA (Robotic Process Automation),
-
ML (Machine learning),
-
AI (Artificial Intelligence).
Διάφορα είδη δεδομένων και εφαρμογών μπορούν να συνεργάζονται μέσω της αυτόματης εισαγωγής δεδομένων, για την εισαγωγή οικονομικών πληροφοριών, στοιχείων κλπ.
Γιατί οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν στραφεί στην αυτοματοποίηση εισαγωγής δεδομένων;
Οι επιχειρήσεις μπορούν να αποκομίσουν μια πληθώρα πλεονεκτημάτων υιοθετώντας την αυτοματοποίηση δεδομένων αντί να συνεχίσουν να κάνουν χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων.
Μια αποτελεσματική διαδικασία αυτοματοποίησης εισαγωγής δεδομένων μπορεί να καταστήσει μια επιχείρηση πιο κερδοφόρα για όσους την διαχειρίζονται και πιο βολική για όσους χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες της, εάν εφαρμοστεί σωστά.
Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την αυτοματοποίηση εισαγωγής δεδομένων:
Εξοικονόμηση πόρων- Εξορθολογίζουν τον αριθμό των υπαλλήλων που απαιτούνται για την εκτέλεση εργασιών εισαγωγής δεδομένων, η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να αναδιανείμουν εργασίες και να εξοικονομήσουν σημαντικούς πόρους. Εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα, επιτρέπει στους επαγγελματίες να αναλάβουν περισσότερους πελάτες ή έργα. Αυτή η αποτελεσματικότητα μπορεί να μεταφραστεί σε πιο υγιή αποτελέσματα και περισσότερους πόρους για να επενδύσετε πίσω στην επιχείρηση.
Βελτιωμένη ακρίβεια- Η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του αριθμού των λαθών που γίνονται κατά την εισαγωγή δεδομένων, γεγονός που αυξάνει την ακρίβεια και την ποιότητα των δεδομένων.
Γρήγορη επεξεργασία πολλών πληροφοριών- Η αυτοματοποίηση μπορεί να επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων, επιτρέποντας στις εταιρείες να επεξεργάζονται γρήγορα και αποτελεσματικά μεγάλες ποσότητες πληροφοριών.
Επέκταση- Καθώς μια επιχείρηση επεκτείνεται, η ποσότητα δεδομένων που πρέπει να επεξεργαστεί μπορεί επίσης να αυξηθεί σημαντικά. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις μπορούν να επεκτείνουν πολύ εύκολα τις εργασίες εισαγωγής δεδομένων τους με τη βοήθεια της αυτοματοποίησης για να ανταποκριθούν στις αυξανόμενες απαιτήσεις.
Πώς μπορεί η αυτοματοποίηση εισαγωγής δεδομένων να αυξήσει την απόδοση της επένδυσης σας;
Η αυτοματοποίηση θα βοηθήσει την υπάρχουσα ομάδα εργαζομένων σας να είναι πιο αποτελεσματική και θα της επιτρέψει να επικεντρωθεί σε άλλες πιο παραγωγικές εργασίες προστιθέμενης αξίας.
Επιπλέον, η αυτοματοποίηση της διαδικασίας εισαγωγής δεδομένων μπορεί να εξοικονομήσει τα κόστη (εργατοώρες ή λάθος στρατηγικές αποφάσεις λόγω ανακριβών δεδομένων) που συνήθως προκύπτουν από τη διόρθωση των λαθών που έγιναν στη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων με το χέρι.
Είτε διαχειρίζεστε μια μικρή, είτε μία μεγάλη επιχείρηση, μπορεί να έχετε πολλά δεδομένα που πρέπει να διαχειριστείτε και να αντιμετωπίζετε μικρά η μεγάλα προβλήματα σε τακτική βάση. Η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων μπορεί να είναι χρονοβόρα, δαπανηρή και επιρρεπής σε σφάλματα.
Το εργαλείο αυτοματοποίησης της PaperEntry, μπορεί να καλύψει διάφορες ανάγκες της επιχείρησης σας. Θα σας βοηθήσει να εισάγετε δεδομένα ταχύτερα και με μεγαλύτερη ακρίβεια. Αυτό με τη σειρά του θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρήματα στη νέα εποχή της ψηφιακής μετασχηματισμού. Το PaperEntry περιλαμβάνει όχι μόνο όλα τα παραπάνω πλεονεκτήματα, αλλά βοηθά επίσης στην εξασφάλιση της αξιοπιστίας και της ασφάλειας των δεδομένων σας.
Κλείνοντας
Συμπερασματικά, η αυτοματοποίηση εισαγωγής δεδομένων είναι μια ισχυρή τεχνολογία που μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εξοικονομήσουν χρήματα, να βελτιώσουν την ακρίβεια και να αυξήσουν την παραγωγικότητα τους.
- 5 λύσεις στα προβλήματα της Quiko Mega Pet με Τεχνητή Νοημοσύνη
- Επάγγελμα Data Entry: To τέλος ή μια νέα αρχή?
- To PaperEntry στην Έκθεση Logistics & Transports
- 100 Φορές Γρηγορότερη Καταχώρηση Παραστατικών με τη βοήθεια Τεχνητής Νοημοσύνης
- Το PaperEntry στο 16ο Maritime Economies Conference
