Υπάρχει ένα πρόβλημα που πολλοί αντιμετωπίζουμε, ανεξάρτητα από τον τίτλο, τη λειτουργία ή τον τομέα: Τη γραφειοκρατία!
Οι βασισμένες σε έγγραφα διαδικασίες καταπνίγουν την αποτελεσματικότητα, μειώνουν την παραγωγικότητα και πολλές φορές δημιουργούν ζητήματα ασφαλείας.
Χρησιμοποιώντας παλαιακές μεθόδους, συχνά απαιτείται επιπρόσθετος εξοπλισμός και κόστη. Ενδεικτικά, εκτυπωτές, μηχανές φαξ και ταχυδρομικά κόστη να είναι μερικά από αυτά.
Η σπατάλη που δημιουργεί η γραφειοκρατία με τη χρήση χαρτιού είναι υπέρογκη. Τα προϊόντα που απαιτούνται για την επεξεργασία χρήση χαρτιού αυξάνουν τον όγκο σκουπιδιών στις χωματερές, όπου καταλήγουν.
Ενώ αντιλαμβανόμαστε τον αντίκτυπο της εκτεταμένης χρήσης χαρτιού στο εργασιακό μας περιβάλλον, πολλές επιχειρήσεις ακόμη αδυνατούν να το μειώσουν.
Οι περισσότεροι τομείς ισχυρίζονται πως δεν μπορούν να αποφύγουν τη γραφειοκρατία. Ενδεικτικά ο τομέας της υγείας απαιτεί χειροκίνητη καταχώρηση των στοιχείων των ασθενών.
Ήρθε όμως ο καιρός να επανεξετάσετε τις διαδικασίες σας. Οι εποχές που μεταφέρατε έγγραφα από γραφείο σε γραφείο, ψάχνοντας υπογραφές και διορθώνοντας τυπογραφικά λάθη ή εκτυπωμένα παραστατικά, πέρασαν ανεπιστρεπτί.
Εάν είστε έτοιμοι να απελευθερώσετε την εταιρεία σας από τα δεσμά της γραφειοκρατίας, υπάρχουν οι τρόποι να το καταφέρετε.
Βήματα για την αντιμετώπιση της γραφειοκρατίας
1. Σκεφτείτε ΓΙΑΤΙ να μειώσετε τη χρήση χαρτιού
Εάν δυσκολεύεστε να πείσετε την εταιρεία σας να εξαλείψει τη γραφειοκρατία, ξεκινήστε τονίζοντας γιατί θέλετε να το κάνετε αυτό. Μπορείτε να εξηγήσετε με ποιο τρόπο η μείωση της χρήσης χαρτιού θα ωφελήσει την εταιρία σας. Έτσι θα έχετε μεγαλύτερες πιθανότητες να πείσετε τους συνεργάτες σας.
2. Κατανοήστε πως η αυτοματοποίηση βοηθά στην εξάλειψη της γραφειοκρατίας
- Εξοικονομείτε χρόνο. Σύμφωνα με το State of Workflow Automation Report, 55% των εργαζομένων ξοδεύουν τουλάχιστον 1 μέρα/εβδομάδα σε γραφειοκρατικές διαδικασίες.
- Βοηθάτε το περιβάλλον. Σύμφωνα με τους επιστήμονες η βιομηχανία χαρτιού αποτελεί έναν από τους πιο μολυσματικούς τομείς του πλανήτη. Με επιπτώσεις στον αέρα και το νερό.
- Μείωση του κόστους. Οι εταιρίες ξοδεύουν $6 στη λήψη και διανομή για κάθε $1 που ξοδεύουν στην αντιγραφή, με τα μισά έγγραφα να πετιούνται μέσα σε 24 ώρες.
- Αυξάνετε την παραγωγικότητα. Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν κατά μέσο όρο 9,3 ώρες ανά εβδομάδα κοιτώντας και συγκεντρώνοντας πληροφορίες, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα. Εξαλείφοντας τη χρήση χαρτιού και συγκεντρώνοντας τα δεδομένα, η μη παραγωγική κατανάλωση χρόνου μπορεί να μειωθεί δραστικά.
3. Αποδείξτε ότι είναι μια κερδοφόρα επένδυση
Παρουσιάστε μια ελκυστική ανάλυση που αποδεικνύει ότι η επένδυση στη μείωση της γραφειοκρατίας είναι μία κερδοφόρα επένδυση. Στη μετά COVID-19 εποχή οι εταιρείες δείχνουν να είναι πιο ανοιχτές στην καινοτομία και την αυτοματοποίηση.
4. Αναλύστε τις διαδικασίες σας για να δείτε που χρησιμοποιείτε χαρτί
Δε μπορείτε να λύσετε το πρόβλημα της γραφειοκρατίας εάν δεν το κατανοείτε πλήρως. Έτσι, μόλις εξακριβώσετε για ποιο λόγο επιθυμείτε να διώξετε το χαρτί από τον εργασιακό σας χώρο, μπορείτε να αναλύσετε τις διαδικασίες σας και να βρείτε ευκαιρίες για να μειώσετε το χαρτί και τις γραφειοκρατικές διαδικασίες βασισμένες στη χρήση χαρτιού. Έπειτα επικοινωνήστε τα ευρήματα σας με τους συναδέλφους σας για να λάβετε και τη δική τους οπτική γωνία.
Δε θα κατορθώσετε να λύσετε το ζήτημα των εγγράφων εάν δεν αναγνωρίσετε την πηγή τους.
Πραγματοποιήσετε έλεγχο στις διαδικασίες. Δημιουργήστε ένα αρχείο ή υπολογιστικό φύλλο στο οποίο καταγράφονται όλες οι διαδικασίες και οι κινήσεις του τμήματος σας.
Για να έχετε πλήρη εικόνα των διαδικασιών σας, θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε με τους συναδέλφους σας. Παραδείγματα διαδικασιών που χρησιμοποιούν χαρτί αποτελούν η συγκέντρωση υπογραφών σε χαρτιά, η αποθήκευση γραπτών αρχείων σε φυσικό χώρο και η αποστολή αρχείων, συμβολαίων ή αποδεικτικών.
5. Συνεργαστείτε με άλλα τμήματα για να κατανοήσετε καλύτερα τις απαιτήσεις τους
Αυτό το βήμα καταπολέμησης της γραφειοκρατίας, μπορεί να επιτευχθεί σε συνδυασμό με την ελεγκτική διαδικασία. Ενώ επικεντρώνεστε στο τμήμα σας, βρείτε συναδέλφους σε άλλα τμήματα που θα κάνουν το ίδιο. Αυτό θα εξασφαλίσει πως η εταιρεία σας αναγνωρίζει και αντιμετωπίζει συλλογικά το ζήτημα της εκτεταμένης χρήσης χαρτιού.
Για να αποφύγετε εκπλήξεις στην πορεία, είναι σημαντικό να υπάρχει συνεργασία ανάμεσα στα τμήματα από την αρχή.
Λάβετε υπ’ όψη τη χρήση σχεδιαστικής λογικής για να αποκαλύψετε πιθανές λύσεις, αφού έχετε εντοπίσει πού χρησιμοποιείτε χαρτί στην εταιρεία σας.
Η σχεδιαστική λογική είναι μια μοναδική προσέγγιση στη λύση προβλημάτων και στη βελτιστοποίηση των εμπειριών. Αποτελεί μέθοδο η οποία συμπεριλαμβάνει τους συνεργάτες σε μια δομική διαδικασία η οποία μπορεί να οδηγήσει σε καινοτόμες ιδέες.
Αυτή η μέθοδος σας δίνει τη δυνατότητα να αποκτήσετε ποικιλία οπτικών γωνιών. Συμπεριλαμβάνοντας τους συνεργάτες σας μπορείτε να καταλήξετε σε δημιουργικές λύσεις στα πιο περίπλοκα σας ζητήματα.
6. Διερευνήστε επιλογές χωρίς τη χρήση χαρτιού
Αφού ολοκληρώσατε τον έλεγχο των διαδικασιών και εντοπίσατε πού χρησιμοποιείται ο μεγαλύτερος όγκος εγγράφων και χαρτιού, είναι καιρός να αποφασίσετε σε ποια προϊόντα, διαδικασίες και τεχνολογίες μπορείτε να αντικαταστήσετε όλο αυτό το χαρτί!
Αρχικά, ετοιμάστε μια λίστα με όλα τα λογισμικά που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία σας. Αυτό το βήμα θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε υλικά και αντικείμενα τα οποία μπορούν να αντικαταστήσουν τη χρήση χαρτιού. Επίσης μπορείτε να εντοπίσετε προϊόντα που μπορείτε να αντικαταστήσετε για πιο αποτελεσματικές λύσεις.
Ξεκινήστε να διερευνάτε τρόπους μείωσης της χρήσης χαρτιού, εφ ’όσον έχετε εντοπίσει τα κενά στον εξοπλισμό σας. Διαδικτυακές φόρμες, αυτοματοποίηση εγγράφων, ηλεκτρονικές υπογραφές και αυτοματοποίηση διαδικασιών είναι προτάσεις που μπορείτε να δοκιμάσετε.
Εάν σκέφτεστε να αγοράσετε νέο λογισμικό, έχετε υπ’ όψη σας τα παρακάτω:
- Πόσους χρήστες θα έχει το λογισμικό
- Προϋπολογισμός
- Λίστα απαραίτητων χαρακτηριστικών
- Λίστα χρήσιμων χαρακτηριστικών
- Τεχνογνωσία προσωπικού
- Προγραμματίστε την κυκλοφορία του νέου λογισμικού
7. Δημιουργήστε μια μεταβατική στρατηγική
Η επιτυχία της νέας μεθόδου εργασίας, χωρίς τη χρήση χαρτιού, θα κριθεί από κάποιες μεταβλητές.
Αρχικά, πρέπει να επικοινωνείτε απλά, συχνά και περιεκτικά. Είναι καλύτερο να είστε όσο πιο ξεκάθαροι γίνεται ενώ εισάγετε νέες διαδικασίες. Οι εργαζόμενοι σας θα νιώθουν μεγαλύτερη άνεση στην εκμάθηση νέας τεχνολογίας, εάν είναι πλήρως ενημερωμένοι από την αρχή.
Στη συνέχεια, είναι πολύ σημαντικό να έχετε ένα ξεκάθαρο και κατανοητό πρόγραμμα μετάβασης. Δε θέλετε σε καμία περίπτωση να βρίσκετε συνεχώς ξεχασμένα έγγραφα που επιβάλλουν τη χρήση των παλιών μεθόδων για μήνες ή και χρόνια!
Επιβεβαιώστε πως όλοι είναι στο ίδιο μήκος κύματος όσον αφορά χρονοδιαγράμματα και απαιτήσεις. Είναι απαραίτητο να έχουν όλοι το χρόνο που χρειάζεται για να εναρμονιστούν και να συνηθίσουν την αλλαγή, το οποίο πρέπει να γίνει σταδιακά και όχι ακαριαία.
Πώς βοηθάει η αυτοματοποίηση της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων στην εξάλειψη της γραφειοκρατίας.
Η αυτοματοποίηση της καταχώρησης δεδομένων μειώνει ή ακόμη και εξαλείφει τις διαδικασίες χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων με τη χρήση λογισμικού το οποίο αυτοματοποιεί τις διαδικασίες.
Παρακάτω θα δείτε τα πλεονεκτήματα της αυτόματης καταχώρησης εγγράφων τα οποία είναι καλό να έχετε υπόψιν όσο δημιουργείτε στρατηγική με στόχο τη μείωση της χρήσης χαρτιού:
- Σημαντική μείωση του κόστους της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων
- Ενισχυμένη ασφάλεια και αποφυγή απάτης
- Αυξημένη αποτελεσματικότητα στις διαδικασίες που απαιτούν την ανθρώπινη παρέμβαση
- Αυξημένη ακρίβεια και λιγότερα λάθη
- Μείωση αποθηκευτικού χώρου που απαιτείται και μείωση δαπανών
- Μπορείτε πλέον να εργάζεστε μακριά από το γραφείο
- Εξαλείφει τη χρήση χαρτιού από τη ρίζα
- Αυξημένη προβολή των εργαλείων σας
- Επιτρέπει και δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας νέων εταιρικών καναλιών
- Διευκολύνει την εύκολη διαχείριση των διάχυτων ομάδων σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
- Συνέπεια στα αποτελέσματα, καθώς οι αυτόματες διαδικασίες δεν αρρωσταίνουν, κουράζονται ή πηγαίνουν διακοπές
Πώς μπορεί το PaperEntry να βοηθήσει στην εξάλειψη της χρήσης χαρτιού;
Το PaperEntry παρέχει λύσεις σε λογιστικές καταχωρήσεις δεδομένων και αυτόματη καταχώρηση πληροφοριών. Μετατρέποντας τις διαδικασίες καταχώρησης δεδομένων σε αυτόματες με το PaperEntry, μπορείτε να κερδίσετε χρόνο και χρήματα ενώ αυξάνετε ραγδαία την ακρίβεια των πληροφοριών σας. Για να μάθετε περισσότερα, επικοινωνήστε μαζί μας στο contact@utilize.gr ή επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας.
ΑΛΛΑ ΧΡΗΣΙΜΑ ΑΡΘΡΑ
- Αυτόματη Καταχώρηση Παραστατικών για Κάβες Ποτών: Πλήρης Οδηγός
- 5 λύσεις στα προβλήματα της Quiko Mega Pet με Τεχνητή Νοημοσύνη
- Επάγγελμα Data Entry: To τέλος ή μια νέα αρχή?
- To PaperEntry στην Έκθεση Logistics & Transports
- 100 Φορές Γρηγορότερη Καταχώρηση Παραστατικών με τη βοήθεια Τεχνητής Νοημοσύνης
