Οι βασισμένες σε έγγραφα διαδικασίες καταπνίγουν την αποτελεσματικότητα, μειώνουν την παραγωγικότητα και πολλές φορές δημιουργούν ζητήματα ασφαλείας.

Χρησιμοποιώντας παλαιακές μεθόδους, συχνά απαιτείται επιπρόσθετος εξοπλισμός και κόστη. Ενδεικτικά, εκτυπωτές, μηχανές φαξ και ταχυδρομικά κόστη να είναι μερικά από αυτά.

Η σπατάλη που δημιουργεί η γραφειοκρατία με τη χρήση χαρτιού είναι υπέρογκη. Τα προϊόντα που απαιτούνται για την επεξεργασία χρήση χαρτιού αυξάνουν τον όγκο σκουπιδιών στις χωματερές, όπου καταλήγουν.

Ενώ αντιλαμβανόμαστε τον αντίκτυπο της εκτεταμένης χρήσης χαρτιού στο εργασιακό μας περιβάλλον, πολλές επιχειρήσεις ακόμη αδυνατούν να το μειώσουν.  

Οι περισσότεροι τομείς ισχυρίζονται πως δεν μπορούν να αποφύγουν τη γραφειοκρατία. Ενδεικτικά ο τομέας της υγείας απαιτεί χειροκίνητη καταχώρηση των στοιχείων των ασθενών.

Ήρθε όμως ο καιρός να επανεξετάσετε τις διαδικασίες σας. Οι εποχές που μεταφέρατε έγγραφα από γραφείο σε γραφείο, ψάχνοντας υπογραφές και διορθώνοντας τυπογραφικά λάθη ή εκτυπωμένα παραστατικά, πέρασαν ανεπιστρεπτί.

Εάν είστε έτοιμοι να απελευθερώσετε την εταιρεία σας από τα δεσμά της γραφειοκρατίας, υπάρχουν οι τρόποι να το καταφέρετε.

Βήματα για την αντιμετώπιση της γραφειοκρατίας

1. Σκεφτείτε ΓΙΑΤΙ να μειώσετε τη χρήση χαρτιού

Εάν δυσκολεύεστε να πείσετε την εταιρεία σας να εξαλείψει τη γραφειοκρατία, ξεκινήστε τονίζοντας γιατί θέλετε να το κάνετε αυτό. Μπορείτε να εξηγήσετε με ποιο τρόπο η μείωση της χρήσης χαρτιού θα ωφελήσει την εταιρία σας. Έτσι θα έχετε μεγαλύτερες πιθανότητες να πείσετε τους συνεργάτες σας.

2. Κατανοήστε πως η αυτοματοποίηση βοηθά στην εξάλειψη της γραφειοκρατίας

• Εξοικονομείτε χρόνο. Σύμφωνα με το State of Workflow Automation Report, 55% των εργαζομένων ξοδεύουν τουλάχιστον 1 μέρα/εβδομάδα σε γραφειοκρατικές διαδικασίες.
• Βοηθάτε το περιβάλλον. Σύμφωνα με τους επιστήμονες η βιομηχανία χαρτιού αποτελεί έναν από τους πιο μολυσματικούς τομείς του πλανήτη. Με επιπτώσεις στον αέρα και το νερό.
• Μείωση του κόστους. Οι εταιρίες ξοδεύουν $6 στη λήψη και διανομή για κάθε $1 που ξοδεύουν στην αντιγραφή, με τα μισά έγγραφα να πετιούνται μέσα σε 24 ώρες.
• Αυξάνετε την παραγωγικότητα. Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν κατά μέσο όρο 9,3 ώρες ανά εβδομάδα κοιτώντας και συγκεντρώνοντας πληροφορίες, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα. Εξαλείφοντας τη χρήση χαρτιού και συγκεντρώνοντας τα δεδομένα, η μη παραγωγική κατανάλωση χρόνου μπορεί να μειωθεί δραστικά.

3. Αποδείξτε ότι είναι μια κερδοφόρα επένδυση

Παρουσιάστε μια ελκυστική ανάλυση που αποδεικνύει ότι η επένδυση στη μείωση της γραφειοκρατίας είναι μία κερδοφόρα επένδυση. Στη μετά COVID-19 εποχή οι εταιρείες δείχνουν να είναι πιο ανοιχτές στην καινοτομία και την αυτοματοποίηση.

4. Αναλύστε τις διαδικασίες σας για να δείτε που χρησιμοποιείτε χαρτί

Δε μπορείτε να λύσετε το πρόβλημα της γραφειοκρατίας εάν δεν το κατανοείτε πλήρως. Έτσι, μόλις εξακριβώσετε για ποιο λόγο επιθυμείτε να διώξετε το χαρτί από τον εργασιακό σας χώρο, μπορείτε να αναλύσετε τις διαδικασίες σας και να βρείτε ευκαιρίες για να μειώσετε το χαρτί και τις γραφειοκρατικές διαδικασίες βασισμένες στη χρήση χαρτιού. Έπειτα επικοινωνήστε τα ευρήματα σας με τους συναδέλφους σας για να λάβετε και τη δική τους οπτική γωνία.

Δε θα κατορθώσετε να λύσετε το ζήτημα των εγγράφων εάν δεν αναγνωρίσετε την πηγή τους.

Πραγματοποιήσετε έλεγχο στις διαδικασίες. Δημιουργήστε ένα αρχείο ή υπολογιστικό φύλλο στο οποίο καταγράφονται όλες οι διαδικασίες και οι κινήσεις του τμήματος σας.

Για να έχετε πλήρη εικόνα των διαδικασιών σας, θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε με τους συναδέλφους σας. Παραδείγματα διαδικασιών που χρησιμοποιούν χαρτί αποτελούν η συγκέντρωση υπογραφών σε χαρτιά, η αποθήκευση γραπτών αρχείων σε φυσικό χώρο και η αποστολή αρχείων, συμβολαίων ή αποδεικτικών.

5. Συνεργαστείτε με άλλα τμήματα για να κατανοήσετε καλύτερα τις απαιτήσεις τους

Αυτό το βήμα καταπολέμησης της γραφειοκρατίας, μπορεί να επιτευχθεί σε συνδυασμό με την ελεγκτική διαδικασία. Ενώ επικεντρώνεστε στο τμήμα σας, βρείτε συναδέλφους σε άλλα τμήματα που θα κάνουν το ίδιο. Αυτό θα εξασφαλίσει πως η εταιρεία σας αναγνωρίζει και αντιμετωπίζει συλλογικά το ζήτημα της εκτεταμένης χρήσης χαρτιού.

Για να αποφύγετε εκπλήξεις στην πορεία, είναι σημαντικό να υπάρχει συνεργασία ανάμεσα στα τμήματα από την αρχή.

Λάβετε υπ’ όψη τη χρήση σχεδιαστικής λογικής για να αποκαλύψετε πιθανές λύσεις, αφού έχετε εντοπίσει πού χρησιμοποιείτε χαρτί στην εταιρεία σας.

Η σχεδιαστική λογική είναι μια μοναδική προσέγγιση στη λύση προβλημάτων και στη βελτιστοποίηση των εμπειριών. Αποτελεί μέθοδο η οποία συμπεριλαμβάνει τους συνεργάτες σε μια δομική διαδικασία η οποία μπορεί να οδηγήσει σε καινοτόμες ιδέες.

Αυτή η μέθοδος σας δίνει τη δυνατότητα να αποκτήσετε ποικιλία οπτικών γωνιών. Συμπεριλαμβάνοντας τους συνεργάτες σας μπορείτε να καταλήξετε σε δημιουργικές λύσεις στα πιο περίπλοκα σας ζητήματα.

6. Διερευνήστε επιλογές χωρίς τη χρήση χαρτιού

Αφού ολοκληρώσατε τον έλεγχο των διαδικασιών και εντοπίσατε πού χρησιμοποιείται ο μεγαλύτερος όγκος εγγράφων και χαρτιού, είναι καιρός να αποφασίσετε σε ποια προϊόντα, διαδικασίες και τεχνολογίες μπορείτε να αντικαταστήσετε όλο αυτό το χαρτί!

Αρχικά, ετοιμάστε μια λίστα με όλα τα λογισμικά που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία σας. Αυτό το βήμα θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε υλικά και αντικείμενα τα οποία μπορούν να αντικαταστήσουν τη χρήση χαρτιού. Επίσης μπορείτε να εντοπίσετε προϊόντα που μπορείτε να αντικαταστήσετε για πιο αποτελεσματικές λύσεις.

Ξεκινήστε να διερευνάτε τρόπους μείωσης της χρήσης χαρτιού, εφ ’όσον έχετε εντοπίσει τα κενά στον εξοπλισμό σας. Διαδικτυακές φόρμες, αυτοματοποίηση εγγράφων, ηλεκτρονικές υπογραφές και αυτοματοποίηση διαδικασιών είναι προτάσεις που μπορείτε να δοκιμάσετε.

Εάν σκέφτεστε να αγοράσετε νέο λογισμικό, έχετε υπ’ όψη σας τα παρακάτω:

• Πόσους χρήστες θα έχει το λογισμικό
• Προϋπολογισμός
• Λίστα απαραίτητων χαρακτηριστικών
• Λίστα χρήσιμων χαρακτηριστικών
• Τεχνογνωσία προσωπικού
• Προγραμματίστε την κυκλοφορία του νέου λογισμικού

7. Δημιουργήστε μια μεταβατική στρατηγική

Η επιτυχία της νέας μεθόδου εργασίας, χωρίς τη χρήση χαρτιού, θα κριθεί από κάποιες μεταβλητές.

Αρχικά, πρέπει να επικοινωνείτε απλά, συχνά και περιεκτικά. Είναι καλύτερο να είστε όσο πιο ξεκάθαροι γίνεται ενώ εισάγετε νέες διαδικασίες. Οι εργαζόμενοι σας θα νιώθουν μεγαλύτερη άνεση στην εκμάθηση νέας τεχνολογίας, εάν είναι πλήρως ενημερωμένοι από την αρχή.

Στη συνέχεια, είναι πολύ σημαντικό να έχετε ένα ξεκάθαρο και κατανοητό πρόγραμμα μετάβασης. Δε θέλετε σε καμία περίπτωση να βρίσκετε συνεχώς ξεχασμένα έγγραφα που επιβάλλουν τη χρήση των παλιών μεθόδων για μήνες ή και χρόνια!

Επιβεβαιώστε πως όλοι είναι στο ίδιο μήκος κύματος όσον αφορά χρονοδιαγράμματα και απαιτήσεις. Είναι απαραίτητο να έχουν όλοι το χρόνο που χρειάζεται για να εναρμονιστούν και να συνηθίσουν την αλλαγή, το οποίο πρέπει να γίνει σταδιακά και όχι ακαριαία. 

Πώς βοηθάει η αυτοματοποίηση της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων στην εξάλειψη της γραφειοκρατίας.

Η αυτοματοποίηση της καταχώρησης δεδομένων μειώνει ή ακόμη και εξαλείφει τις διαδικασίες χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων με τη χρήση λογισμικού το οποίο αυτοματοποιεί τις διαδικασίες.

Παρακάτω θα δείτε τα πλεονεκτήματα της αυτόματης καταχώρησης εγγράφων τα οποία είναι καλό να έχετε υπόψιν όσο δημιουργείτε στρατηγική με στόχο τη μείωση της χρήσης χαρτιού:

• Σημαντική μείωση του κόστους της χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων
• Ενισχυμένη ασφάλεια και αποφυγή απάτης
• Αυξημένη αποτελεσματικότητα στις διαδικασίες που απαιτούν την ανθρώπινη παρέμβαση
• Αυξημένη ακρίβεια και λιγότερα λάθη
• Μείωση αποθηκευτικού χώρου που απαιτείται και μείωση δαπανών
• Μπορείτε πλέον να εργάζεστε μακριά από το γραφείο
• Εξαλείφει τη χρήση χαρτιού από τη ρίζα
• Αυξημένη προβολή των εργαλείων σας
• Επιτρέπει και δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας νέων εταιρικών καναλιών
• Διευκολύνει την εύκολη διαχείριση των διάχυτων ομάδων σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
• Συνέπεια στα αποτελέσματα, καθώς οι αυτόματες διαδικασίες δεν αρρωσταίνουν, κουράζονται ή πηγαίνουν διακοπές

Πώς μπορεί το PaperEntry να βοηθήσει στην εξάλειψη της χρήσης χαρτιού;

Το PaperEntry παρέχει λύσεις σε λογιστικές καταχωρήσεις δεδομένων και αυτόματη καταχώρηση πληροφοριών. Μετατρέποντας τις διαδικασίες καταχώρησης δεδομένων σε αυτόματες με το PaperEntry, μπορείτε να κερδίσετε χρόνο και χρήματα ενώ αυξάνετε ραγδαία την ακρίβεια των πληροφοριών σας. Για να μάθετε περισσότερα, επικοινωνήστε μαζί μας στο contact@utilize.gr ή επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας.

ΑΛΛΑ ΧΡΗΣΙΜΑ ΑΡΘΡΑ

• Ψηφιοποίηση Παραστατικών με Τεχνητή Νοημοσύνη: Ο Απόλυτος Οδηγός για Επιχειρήσεις
• Alumil – Βελτίωση Διαχείρισης Παραστατικών με το PaperEntry
• Η καινοτομία είναι να κάνεις απλό το πολύπλοκο – Πώς το PaperEntry.AI απλοποιεί μια από τις πιο κουραστικές διαδικασίες στην επιχείρησή σας.
• Τι είναι OCR και γιατί δεν αρκεί πια;
• Αυτόματη Καταχώρηση Παραστατικών για Κάβες Ποτών: Πλήρης Οδηγός

Follow us

• Facebook
• Linkedin
• YouTube
• Twitter

The post Πώς να εξαλείψετε τη γραφειοκρατία appeared first on PaperEntry.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη στην υπηρεσία της αναγνώρισης & επεξεργασίας εγγράφων.

Ένα από τα πολλά πεδία εφαρμογής της τεχνητής νοημοσύνης είναι και η αναγνώριση και επεξεργασία εγγράφων.

Η ικανότητα αντίληψης που αποκτά η μηχανή μέσω της εκπαίδευσης και επανάληψης, προσφέρει ένα μοναδικό πλεονέκτημα έναντι του ανθρώπινου νου. Την δυνατότητα να επεξεργάζεται, να ταυτοποιεί και να συσχετίζει. Σε ελάχιστο χρόνο, επεξεργάζεται ένα μεγάλο όγκο δεδομένων, όπως λέξεις, προτάσεις, σχήματα κ.ά.

Ο τύπος των αρχείων που μπορεί να επεξεργαστεί η μηχανή είναι εικόνες, pdf και άλλα.

Η εφαρμογή αναγνωρίζει πληροφορίες μέσα από διαφορετικά είδη αρχείων, όπως συμβόλαια, παραστατικά αγορών, τιμολόγια δαπανών, φορτωτικές, δελτία αποστολής. Έχει πολύ θετικά αποτελέσματα τόσο στο ποσοστό επιτυχίας αναγνώρισης όσο και στην ακρίβεια της πληροφορίας που τελικά αντλείται.

Σήμερα πολλές εταιρίες εμπιστεύονται λύσεις που βασίζονται στη τεχνητή νοημοσύνη. Υιοθετούν τον ψηφιακό μετασχηματισμό των διαδικασιών καταχώρησης των παραστατικών τους στο μηχανογραφικό σύστημα της εταιρίας τους. Έτσι ελαχιστοποιούν την απαίτηση χειροκίνητων καταχωρήσεων και βελτιώνουν την ποιότητα των πληροφοριών που καταχωρούνται.

Ουσιαστικά, οι λύσεις Τεχνητής Νοημοσύνης αντικαθιστούν τις χειροκίνητες διαδικασίες καταχώρησης δεδομένων. Παράλληλα εξαλείψουν τα λάθη που συμβαίνουν κατά τη διάρκεια της καταχώρησης.

Η τεχνολογία Τεχνητής Νοημοσύνης προσφέρει υψηλή ακρίβεια και μειώνει ζητήματα όπως η αντιγραφή και απώλεια δεδομένων ή η παραπληροφόρηση.

To μέλλον της αυτοματοποίησης δεδομένων είναι ήδη εδώ

Σύμφωνα με έρευνες, το 2024 ο τζίρος της αγοράς λογισμικών ΑΙ αναγνώρισης και επεξεργασίας δεδομένων θα αγγίξει τα $3.84 δις.

Όπως αναφέρει η PWC η καταχώρηση δεδομένων με ΑΙ, παρέχει πρωτόγνωρες δυνατότητες μείωσης των λαθών και του λειτουργικού κόστους των επιχειρήσεων.

Τι είναι το PaperEntry;

Το PaperEntry είναι προϊόν της Utilize που εκπροσωπεί την Deep Cognition. Σήμερα αποτελεί μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα αυτόματης εξόρυξης πληροφοριών από παραστατικά. Έχει αντιμετωπίσει επιτυχώς διαφορετικά προβλήματα και επιχειρησιακές διαδικασίες μικρών και μεγάλων εταιριών.

Η Deep Cognition είναι επίσης ο κατασκευαστής του Deep Learning Studio (DLS). Μιας πλατφόρμας που χρησιμοποιείται σήμερα από περισσότερους από 45 χιλιάδες προγραμματιστές.

Τo DLS είναι μια καινοτόμα βιβλιοθήκη αλγορίθμων τεχνητής νοημοσύνης. Μέσα από αυτή όποιος το επιθυμεί, μπορεί να αναπτύξει τις δικές του εφαρμογές.

Πώς δουλεύει

Με τη χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης οι μηχανές μπορούν πλέον να συνθέσουν μέσω μίμησης της ανθρώπινης συμπεριφοράς. Μπορούν να αναπτύξουν στοιχειώδη ευφυΐα, μέσω της μάθησης από την επανάληψη.

Συνεπώς, η αναγνώριση πληροφοριών από δομημένα και μη έγγραφα, βασίζεται στην εκπαίδευση της μηχανής. Εκπαιδεύεται να αντιλαμβάνεται συσχετισμούς δεδομένων, ώστε να καταλήγει στα σωστά συμπεράσματα.

Για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια  αναγνώρισης και δημιουργίας συσχετισμών (μοτίβων, λέξεων κλπ), ο χρήστης μπορεί να θέσει μια λίστα κριτηρίων.  Αυτό επιτρέπει στο λογισμικό να συσχετίζει τα κριτήρια επιλογής και να λαμβάνει υπόψη μόνο ότι του ζητήθηκε.

Επεξεργασία Δεδομένων

Κάθε πληροφορία που εντοπίζεται στο έγγραφο, μπορεί να συνδεθεί προγραμματιστικά με οποιαδήποτε άλλη πληροφορία όπως σχήματα, λέξεις, προτάσεις, κωδικούς κ.ά.

Έτσι διαμορφώνεται μια ξεχωριστή συνθήκη διαχείρισης των πληροφοριών για κάθε εταιρία.

Τα δεδομένα που προκύπτουν, προσφέρουν μία μοναδική ευκαιρία στις επιχειρήσεις. Τους επιτρέπουν να αξιοποιήσουν άμεσα και με μεγάλη εγκυρότητα κρίσιμες πληροφορίες σχετικές με την επιχειρησιακή και εμπορική λειτουργία τους.

Παράλληλα, μειώνεται θεαματικά ο χρόνος που αναλώνουν σήμερα οι εταιρίες για τη χειροκίνητη καταχώρηση των παραστατικών τους. Αυτό επιτρέπει στους εργαζόμενους να ασχοληθούν με άλλες πιο παραγωγικές διαδικασίες και τις εταιρείες να βελτιστοποιήσουν τους πόρους τους.

Εγκυρότητα και ασφάλεια

Το PaperEntry έχει σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η ασφάλεια των δεδομένων. Παράλληλα ο τρόπος επεξεργασίας και διασταύρωσης της ορθότητας των αποτελεσμάτων εξασφαλίζει την μέγιστη εγκυρότητα τους.

Οι πολλαπλοί έλεγχοι που ακολουθούν επί των οριστικών αποτελεσμάτων επιβεβαιώνουν και την ακρίβεια τους.

Αύξηση Παραγωγικότητας

Η Αυτοματοποιημένη Καταχώρηση Δεδομένων με τη χρήση Τεχνητής Νοημοσύνης διευκολύνει την καταχώρηση και επεξεργασία δεδομένων. Επιπλέον βελτιώνει άμεσα τη λειτουργικότητα της επιχείρησης σας.

• Μειώνει τα λάθη από τη χειροκίνητη καταχώρηση
• Μειώνει τη γραφειοκρατία και εξοικονομεί χρόνο και χρήματα
• Βελτιώνει τη διαύγεια των διαδικασιών
• Επισπεύδει τις εσωτερικές διαδικασίες

Μειώνοντας τα λάθη που προκαλούνται από τη χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων, κερδίζεται περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθείτε στα ουσιωδέστερα. Στη σύναψη και βελτίωση των σχέσεων με τους συνεργάτες σας. Στην προσφορά ποιοτικότερων υπηρεσιών στους ήδη υπάρχοντες πελάτες και συνεργάτες σας.

Γιατί να επιλέξω το PaperEntry;

Το PaperEntry είναι σχεδιασμένο να λειτουργεί με διαφορετικούς τύπους αρχείων. Τα έγγραφα μπορεί να λαμβάνονται μέσα από e-mail, κοινόχρηστους φακέλους ή μέσω API.
Το PaperEntry εγγυείται όλες τις παραπάνω δυνατότητες καθώς επίσης την ασφάλεια των πληροφοριών σας.

Άλλα δημοφιλή άρθρα

• Ψηφιοποίηση Παραστατικών με Τεχνητή Νοημοσύνη: Ο Απόλυτος Οδηγός για Επιχειρήσεις
• Alumil – Βελτίωση Διαχείρισης Παραστατικών με το PaperEntry
• Η καινοτομία είναι να κάνεις απλό το πολύπλοκο – Πώς το PaperEntry.AI απλοποιεί μια από τις πιο κουραστικές διαδικασίες στην επιχείρησή σας.
• Τι είναι OCR και γιατί δεν αρκεί πια;
• Αυτόματη Καταχώρηση Παραστατικών για Κάβες Ποτών: Πλήρης Οδηγός

Follow us

• Facebook
• YouTube
• Linkedin
• Twitter

The post Το μέλλον στην Αυτοματοποίηση δεδομένων με Τεχνητή Νοημοσύνη appeared first on PaperEntry.