Η Paperentry, το brand που αναπτύσσει και παρέχει λογισμικά αυτοματοποίησης της καταχώρισης τιμολογίων, ανακοίνωσε σήμερα ότι κέρδισε το χρυσό βραβείο στα Supply Chain Awards 2022 για το έργο Super Cargo.
Το έργο αφορά την ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας αυτοματοποίησης της καταχώρισης τιμολογίων για την εταιρεία Super Cargo. Έναν από τους μεγαλύτερους μεταφορικούς οργανισμούς στην Ελλάδα.
Η πλατφόρμα της Paperentry, προϊόν της εταιρείας Utilize, ενσωμάτωσε προηγμένες τεχνολογίες Τεχνητής Νοημοσύνης και ρομποτικής για την αυτόματη αναγνώριση και καταχώριση των τιμολογίων. Ως αποτέλεσμα πέτυχε τη θεαματική μείωση του χρόνου και του κόστους της διαδικασίας.
Η βράβευση της Paperentry στα Logisics Supply Chain Awards 2022 αποτελεί σημαντική αναγνώριση της καινοτομίας και της αποτελεσματικότητας της τεχνολογίας της.
Λίγα λόγια για το έργο Super Cargo
Tο έργο αποτελεί μια ολοκληρωμένη πρόταση εφαρμογής τεχνολογιών Artificial Intelligence και Robotic, Process Automation. Αφορά στην αυτοματοποιημένη καταχώρηση παραστατικών στο πληροφοριακό σύστημα της εταιρείας Super Cargo.
Η εφαρμογή PaperEntry εκπαιδεύεται στο να αναγνωρίζει αυτόματα τις πληροφορίες μέσα από έγγραφα και να τις καταχωρεί στο πληροφοριακό σύστημα της εταιρείας. Με αυτό τον τρόπο αντικαθιστά πλήρως την ανάγκη χειροκίνητης καταχώρησης.
Η οριζόντια εφαρμογή της λύσης στο σύνολο των εισερχόμενων παραστατικών της εταιρείας και η ακρίβεια στην εγκυρότητα των πληροφοριών που αποθηκεύονται στο σύστημα μηχανογράφησης, εκσυγχρόνισαν τις διαδικασίες που ακολουθούσε η Super Cargo. Επίσης βελτιστοποίησαν τα μοντέλα επεξεργασίας και εξαγωγής αποτελεσμάτων και ενίσχυσαν την ικανότητα προσαρμογής της εταιρείας
στις αλλαγές της αγοράς
Λίγα λόγια για την εταιρεία Super Cargo
Η εταιρεία Super Cargo ηγείται στον τομέα της διακίνησης φορτίων στην περιοχή της Αδριατικής για περισσότερο από δύο δεκαετίες. Το βασικό της αντικείμενο ήταν οι κρατήσεις θέσεων φορτηγών οχημάτων σε πλοία. Σύντομα, ίδρυσε παράρτημα στην Ηγουμενίτσα και διεύρυνε την παρουσία της πέραν της Αδριατικής (Μεσόγειος, Δυτική και Βόρεια Ευρώπη). Κλήθηκε τότε, να ανταποκριθεί στις ποικίλες απαιτήσεις της διακίνησης οχημάτων και φορτίων μεγάλης κλίμακας.
Το έκανε με επιτυχία, καλύπτοντας όλο το φάσμα των σχετικών υπηρεσιών. Κρατήσεις σε πορθμεία και πλοία, τελωνειακές διατυπώσεις, ειδικές άδειες διέλευσης, συνοδευτικά οχήματα.
Στην πορεία, η Super Cargo κατάφερε να οικοδομήσει σχέσεις εμπιστοσύνης με τους συνεργάτες της, εξασφαλίζοντας σταθερά τις πιο συμφέρουσες και ενδεδειγμένες λύσεις για τους πελάτες της.
Σήμερα, παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις μεταφορών και διακίνησης οχημάτων και φορτίων. Δραστηριοποιείται στην Μεσόγειο και τις θαλάσσιες οδούς προς την Δυτική και Βόρεια Ευρώπη.
Παράλληλα, ηγείται στη μεταφορά ειδικών φορτίων (Special Transport). Διαθέτει έναν στόλο συνοδευτικών οχημάτων που καλύπτουν ένα γενικότερο φάσμα συνοδειών, αδειών διέλευσης, πλοήγησης και εξειδικευμένων διατυπώσεων μέχρι τον τελικό προορισμό.
Ανάλυση Case study Super Cargo
Η αρχική ανάγκη του πελάτη
H Super Cargo λάμβανε κάθε μήνα πάνω από 4.000 τιμολόγια ναύλων (αγορές). Για ένα μικρό υποσύνολο των τιμολογίων, ο έλεγχος των ναύλων πραγματοποιούνταν αυτόματα μέσω διασυνδέσεων και document management λύσεων. Tα βασικά στοιχεία του κάθε τιμολογίου καταχωρούνταν χειροκίνητα.
Για το υπόλοιπο σύνολο, ο έλεγχος των ναύλων και η καταχώρηση των βασικών στοιχείων διεκπεραιωνόταν από υπαλλήλους της εταιρείας χειροκίνητα. Σε πολλές περιπτώσεις ο έλεγχος
των ναύλων πραγματοποιούνταν δειγματοληπτικά.
Το βασικό πρόβλημα της Super Cargo ήταν η αδυναμία υιοθέτησης ενός ενιαίου πρωτοκόλλου επικοινωνίας (EDI) με τους προμηθευτές της.
Η λύση στο πρόβλημα θα έπρεπε να είναι ανεξάρτητη από το πληροφοριακό σύστημα των προμηθευτών. Επίσης, η εξαγωγή δεδομένων έπρεπε είναι ανεξάρτητη από τον τύπο και το είδος των παραστατικών. Τέλος η εγκυρότητα των αποτελεσμάτων έπρεπε να ικανοποιεί τις απαιτήσεις της εταιρείας (>99%).
Οι στόχοι που επιτεύχθηκαν
Το έργο ξεκίνησε τον Μάρτιο του 2021. Σκοπός του ήταν η πλήρης αυτοματοποίηση της καταχώρησης δεδομένων (automated data entry) από τιμολόγια ναύλων στο ERP της Super Cargo.
Η λύση στις παραπάνω απαιτήσεις ήρθε από την Utilize και το λογισμικό PaperEntry.
Με την εφαρμογή του PaperEntry, η SuperCargo πλέον επεξεργάζεται αυτόματα το σύνολο (100%) των τιμολογίων που λαμβάνει. Παράλληλα έχει μηδενίσει την χειροκίνητη καταχώρηση πληροφοριών και ελέγχει καθολικά το σύνολο των ναύλων που εκδίδονται από τους συνεργάτες/προμηθευτές της.
Τα δεδομένα που αναγνωρίζονται και αποστέλλονται στο πληροφοριακό σύστημα της Super Cargo
περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων:
- Λιμάνι αναχώρησης και άφιξης
- Ημερομηνία αναχώρησης και άφιξης
- Πινακίδα οχήματος και συρόμενου
- Όνομα και επίθετο οδηγού
- Κόστος ναύλου
- Αριθμός τιμολογίου
- Ημερομηνία έκδοσης
- Εκδότης
- Κόστος ναύλων
- Λοιπές πληροφορίες που ενδιαφέρουν την Super Cargo
Το σημείο που το PaperEntry έκανε τη διαφορά αφορά στην δυνατότητα κατανόησης και διαχωρισμού των πολλαπλών ναύλων που περιλαμβάνουν περισσότερα από ένα οχήματα, συρόμενα και αντίστοιχα οδηγούς, από ένα τιμολόγιο.
Ομοίως, το σύστημα μπορεί και αντιλαμβάνεται αν στο όχημα αντιστοιχούν περισσότεροι από ένας
οδηγοί (συνοδηγοί). Το σύνολο των παραστατικών λαμβάνεται σε μορφή PDF μέσω του API που έχει αναπτυχθεί μεταξύ της Super Cargo και της Utilize για τη λήψη των παραστατικών και την αποστολή των αποτελεσμάτων.
Η διαδικασία αυτή είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και το μόνο που απαιτεί ανθρώπινη παρέμβαση είναι η εκπαίδευση της μηχανής. Πιο συγκεκριμένα, όταν αυτή δέχεται νέα παραστατικά, πρέπει να προσδιοριστούν αποσαφηνιστούν λεπτομέρειες με όρους προγραμματισμού. Για παράδειγμα, ποια από τις 3 ημερομηνίες που έχει το έγγραφο είναι η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου και αντίστοιχα ποια η ημερομηνία του ταξιδιού που περιγράφεται στον ναύλο.
Αποτελέσματα
Από τον Ιούνιο του 2021 μέχρι τον Ιούνιο του 2022 τα αποτελέσματα είναι:
- 52.529 τιμολόγια ναύλων
- 73.732 σελίδες ναύλων
- 589.856 δεδομένα που αναγνώρισε το PaperEntry
- 99.96% εγκυρότητα αποτελεσμάτων
Τι λέει η Super Cargo για την εφαρμογή
Σπύρος Γεννατάς _ Shareholder, Super Cargo: «To PaperEntry μάς βοήθησε να αυτοματοποιήσουμε διαδικασίες που απαιτούσαν σημαντικό χρόνο και ανθρώπινο δυναμικό. Αυτό μας έδωσε τη
δυνατότητα να αξιοποιήσουμε καλύτερα τους πόρους μας, να μειώσουμε το διοικητικό κόστος, να βελτιώσουμε τις εσωτερικές διαδικασίες και να επικεντρωθούμε στους αναπτυξιακούς στόχους
μας».
ΑΛΛΑ ΔΗΜΟΦΙΛΗ ΑΡΘΡΑ
- Αυτόματη Καταχώρηση Παραστατικών για Κάβες Ποτών: Πλήρης Οδηγός
- 5 λύσεις στα προβλήματα της Quiko Mega Pet με Τεχνητή Νοημοσύνη
- Επάγγελμα Data Entry: To τέλος ή μια νέα αρχή?
- To PaperEntry στην Έκθεση Logistics & Transports
- 100 Φορές Γρηγορότερη Καταχώρηση Παραστατικών με τη βοήθεια Τεχνητής Νοημοσύνης
