Εισαγωγή
Η εποχή της χειροκίνητης καταχώρησης παραστατικών ανήκει στο παρελθόν. Με την Τεχνητή Νοημοσύνη (AI), η ψηφιοποίηση και διαχείριση των παραστατικών γίνεται πιο απλή, πιο γρήγορη και πιο ακριβής από ποτέ. Οι επιχειρήσεις που επενδύουν σε τεχνολογίες αυτοματοποίησης μειώνουν δραστικά το κόστος, περιορίζουν τα λάθη και αποκτούν άμεση πρόσβαση σε δεδομένα που οδηγούν σε καλύτερες αποφάσεις.
Ψηφιοποίηση Παραστατικών
Η ψηφιοποίηση παραστατικών αφορά τη μετατροπή έντυπων εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή (π.χ. PDF, εικόνες). Πρόκειται για το πρώτο βήμα προς τον ψηφιακό κόσμο, καθώς λύνει το πρόβλημα της φυσικής αποθήκευσης.
Ωστόσο, παρουσιάζει περιορισμούς:
- Το περιεχόμενο δεν «διαβάζεται» αυτόματα από τα συστήματα.
- Απαιτείται χειροκίνητη καταχώρηση των στοιχείων σε ERP ή λογιστικά συστήματα.
- Ο κίνδυνος λαθών παραμένει.
Με λίγα λόγια, η απλή ψηφιοποίηση βοηθά στην αρχειοθέτηση, αλλά όχι στην επεξεργασία.
Ψηφιοποίηση Παραστατικών με AI: Το Επόμενο Βήμα
Η ψηφιοποίηση παραστατικών με τεχνητή νοημοσύνη είναι η διαδικασία κατά την οποία έντυπα ή ηλεκτρονικά έγγραφα μετατρέπονται αυτόματα σε δομημένα ψηφιακά δεδομένα.
Με τη χρήση Generative AI και OCR τεχνολογιών:
- Αναγνωρίζονται και εξάγονται όλα τα στοιχεία (προμηθευτής, ποσά, ημερομηνίες, ΦΠΑ).
- Τα δεδομένα αποθηκεύονται με συνέπεια και ακρίβεια.
- Η πληροφορία μπορεί να ενσωματωθεί απευθείας σε ERP, CRM ή TMS συστήματα.
Έτσι, οι επιχειρήσεις απαλλάσσονται από τη χρονοβόρα και επιρρεπή σε λάθη χειροκίνητη καταχώρηση.
Τα Οφέλη για τις Επιχειρήσεις
✅ Μείωση Κόστους & Χρόνου
Αυτοματοποιώντας την καταχώρηση, εξοικονομούνται εκατοντάδες ώρες εργασίας.
✅ Ακρίβεια και Μείωση Λαθών
Η AI αναγνωρίζει και διορθώνει ασυνέπειες που θα μπορούσαν να περάσουν απαρατήρητες από τον ανθρώπινο παράγοντα.
✅ Real-Time Πρόσβαση σε Δεδομένα
Οι επιχειρήσεις αποκτούν άμεση εικόνα για τα έξοδα, τις πληρωμές και την ταμειακή τους ροή.
✅ Καλύτερη Οργάνωση & Συμμόρφωση
Τα τιμολόγια είναι ψηφιακά οργανωμένα, διευκολύνοντας ελέγχους, audits και φορολογικές υποχρεώσεις.
✅ Ευκολία στην Κλιμάκωση
Η διαδικασία προσαρμόζεται εύκολα σε μεγάλους όγκους παραστατικών, χωρίς καθυστερήσεις.
PaperEntry: Η Πλατφόρμα που Αλλάζει τα Δεδομένα
Το PaperEntry της Utilize φέρνει την επανάσταση στην ψηφιοποίηση τιμολογίων και άλλων εγγράφων:
- Χρησιμοποιεί Generative AI για αυτόματη εξόρυξη δεδομένων και καταχώρηση παραστατικών.
- Υποστηρίζει πολλαπλές γλώσσες και μορφές εγγράφων.
- Διασυνδέεται άμεσα με ERP/TMS για πλήρη ενοποίηση.
- Ενσωματώνει έξυπνους ελέγχους που εγγυώνται την ακρίβεια των δεδομένων.
Με το PaperEntry, η επιχείρησή σας αποκτά έλεγχο, ταχύτητα και αποδοτικότητα, αφήνοντας πίσω τις παλιές, χειροκίνητες διαδικασίες.
Συμπέρασμα
Η ψηφιοποίηση παραστατικών με Τεχνητή Νοημοσύνη δεν είναι απλώς μια καινοτομία, είναι αναγκαιότητα για κάθε επιχείρηση που θέλει να παραμείνει ανταγωνιστική, να μειώσει κόστος και να βελτιώσει την παραγωγικότητά της.
Το PaperEntry είναι ο απόλυτος σύμμαχος σε αυτή τη μετάβαση, προσφέροντας μια λύση που συνδυάζει απλότητα, αξιοπιστία και τεχνολογική υπεροχή.
Επικοινωνήστε μαζί μας ή κλείστε ένα σύντομο διαδικτυακό ραντεβού εδώ και μάθετε περισσότερα.
