Η Εταιρεία: Alumil
Η Alumil είναι η κορυφαία εταιρεία στην παραγωγή καινοτόμων συστημάτων αλουμινίου για την κατασκευή παραθύρων, πορτών και προσόψεων κτιρίων, με παρουσία σε περισσότερες από 30 χώρες και παραγωγικές μονάδες στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Η εταιρεία εξυπηρετεί ένα ευρύ φάσμα πελατών, προσφέροντας προϊόντα υψηλής ποιότητας για κατοικίες, εμπορικά κτίρια και δημόσια έργα.
Προκλήσεις που Αντιμετώπισε η Alumil
Η Alumil αντιμετώπιζε αρκετές προκλήσεις στις διαδικασίες διαχείρισης παραγγελιών και παραστατικών:
- Διαφορετικές γλώσσες και δομές παραγγελιών: Η Alumil λαμβάνει Purchase Orders (P.O.) από 20 διαφορετικούς πελάτες της από το εξωτερικό και από πολλές χώρες, γεγονός που σημαίνει ότι οι παραγγελίες είναι σε διαφορετικές γλώσσες και με διαφορετική δομή. Αυτό καθιστούσε τη διαδικασία καταχώρησης των παραγγελιών εξαιρετικά χρονοβόρα και επιρρεπή σε λάθη.
- Πολυπλοκότητα των παραγγελιών: Κάθε P.O. περιλαμβάνει λίστα προϊόντων με τα ζητούμενα χαρακτηριστικά (υλικό, χρώμα, μήκος κλπ.), καθώς και την ποσότητα των προϊόντων. Οι πληροφορίες αυτές βρίσκονται τις περισσότερες φορές και στο πληροφοριακό σύστημα της Alumil, υπάρχουν όμως περιπτώσεις όπου τα χαρακτηριστικά προκύπτουν από το P.O. Ακόμα, η παραγγελία ορισμένων SKU σημαίνει για την Alumil δημιουργία επιπρόσθετων SKU πέραν των αναγραφόμενων.
- Εξειδικευμένες τεχνικές γνώσεις: Τα στελέχη της Alumil που καταχωρούσαν τις παραγγελίες έπρεπε να έχουν σε βάθος γνώση των τεχνικών πληροφοριών των προϊόντων και των απαιτήσεων του ERP συστήματος, καθιστώντας τη διαδικασία χρονοβόρα και απαιτητική.
- Χρόνος και λάθη: Η χειροκίνητη καταχώρηση των παραγγελιών και η ανάγκη για προσαρμογές ανάλογα με τη γλώσσα και τη δομή του εγγράφου, οδηγούσαν σε σημαντική απώλεια χρόνου και αυξημένο κίνδυνο λαθών.
Η Λύση του PaperEntry
Για να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις, η Alumil υιοθέτησε το PaperEntry, το οποίο παρείχε λύσεις σε κάθε πρόβλημα:
- Αναγνώριση και εξαγωγή πληροφοριών: Το PaperEntry έχει τη δυνατότητα να αναγνωρίζει έννοιες και δεδομένα ανεξάρτητα από τη δομή των εγγράφων, επιτρέποντας στην Alumil να εξάγει τις κρίσιμες πληροφορίες (προφίλ, υλικό, χρώμα, ποσότητα κλπ.) από παραγγελίες σε οποιαδήποτε γλώσσα και δομή.
- Αυτοματοποιημένος μετασχηματισμός: Το PaperEntry, σε συνεργασία με την ομάδα της UTILIZE, μπορεί να επεξεργαστεί και να μετασχηματίσει τις αναγνωρισμένες πληροφορίες, εξασφαλίζοντας ότι οι παραγγελίες καταχωρούνται στο ERP με τον σωστό τρόπο χωρίς να απαιτείται χειροκίνητος μετασχηματισμός.
- Αυτόματοι έλεγχοι: Το PaperEntry ενσωματώνει αυτόματους ελέγχους για να διασφαλίσει την ακρίβεια των πληροφοριών που καταχωρούνται στο ERP, μειώνοντας τα λάθη που σχετίζονται με την ανθρώπινη παρέμβαση.
- Γλωσσική υποστήριξη και διεθνείς παραγγελίες: Το PaperEntry μπορεί να αναγνωρίσει και να επεξεργάζεται παραγγελίες σε διαφορετικές γλώσσες χωρίς να απαιτεί ειδική γνώση από τους υπαλλήλους, επιλύοντας το πρόβλημα των διεθνών παραγγελιών με γλωσσικά εμπόδια.
Αποτελέσματα / Οφέλη
Με την υιοθέτηση του PaperEntry, η Alumil πέτυχε σημαντικά αποτελέσματα:
- Ψηφιακός μετασχηματισμός των διαδικασιών και πλήρης αυτοματοποίηση της καταχώρησης παραγγελιών, επιταχύνοντας την όλη διαδικασία και μειώνοντας τα λάθη.
- Μείωση του χρόνου διαχείρισης των εισερχόμενων παραγγελιών κατά 50%, διευκολύνοντας τη δουλειά των υπαλλήλων και αυξάνοντας την αποδοτικότητα.
- Αυξημένη ακρίβεια στις καταχωρήσεις και βελτίωση της ποιότητας των δεδομένων στο ERP.
- Αναφορές σε πραγματικό χρόνο, παρέχοντας άμεση εικόνα της κατάστασης των παραγγελιών και διευκολύνοντας τη λήψη αποφάσεων σε όλα τα επίπεδα της εταιρείας.
- Ενσωμάτωση παραγγελιών σε πολλαπλές γλώσσες, εξαλείφοντας τα γλωσσικά εμπόδια και απλοποιώντας τη διαδικασία διαχείρισης.
Συμπεράσματα
Η Alumil, μέσω της ψηφιοποίησης και του αυτοματισμού των διαδικασιών, κατάφερε να βελτιώσει την αποδοτικότητά της, διευκολύνοντας τη διαχείριση του μεγάλου όγκου παραγγελιών και παρέχοντας κρίσιμες πληροφορίες για την παραγωγή και τις οικονομικές διαδικασίες. Επιπλέον, η διαδικασία καταχώρησης των παραγγελιών και παραστατικών έγινε ταχύτερη, μειώνοντας το κόστος και τον απαιτούμενο χρόνο για την επεξεργασία τους.
Η συνεργασία με το PaperEntry αποδεικνύει τη σημασία του ψηφιακού μετασχηματισμού για τον εκσυγχρονισμό των επιχειρηματικών διαδικασιών και την ενίσχυση της αποδοτικότητας σε μια διεθνή αγορά.
